Tämä on Kuurojen kansanopiston henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Laadittu 12.2.2020.
Rekisterinpitäjä
Kuurojen Liitto ry/Kuurojen kansanopisto
Y-tunnus 0213564-6
Ilkantie 4
00400 Helsinki
Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Tuija Luoto
+358 40 578 0059
tuija.luoto@kuurojenkansanopisto.fi
Rekisterin nimi
Osallistuja- ja asiakasrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi sekä soveltuvin osin rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella ilmoittautumisten, yhteydenottojen, asioinnin,laskutuksen, markkinoinnin, raportoinnin ja muiden asiakkuuden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden mahdollistamiseksi.
Rekisterissä käsiteltäviä osto- ja asiointitietoja sekä sijaintitietoja voidaan käyttää myös profilointiin ja markkinointitoimenpiteiden sekä asiakasviestinnän kohdentamiseksi rekisteröityä kiinnostavaksi. Henkilötietoja käsitellään myös tapahtumiin sekä tiedottamiseen ja markkinointitoimenpiteisiin osallistumisen yhteydessä.
Mikäli rekisteröity ei toimita pyydettyjä tietoja siltä osin kuin tiedot liittyvät tapahtumaan ilmoittautumiseen, rekisterinpitäjä ei voi ottaa vastaan rekisteröidyn ilmoittautumista eikä sitoutua tapahtumaan osallistumista koskevaan rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen rekisteröidyn tekemän ilmoittautumisen ja siihen liittyvän tapahtuman mahdollistamiseksi. Lisäksi henkilötietoja säilytetään rahoittajan ja kirjanpitolain vaatiman ajan 6 vuotta kutienkin minimointiperiaatteen mukaisesti. Tiedot poistetaan, kun niiden edellä määritelty säilytysaika on kulunut. Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteen sopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.
Rekisterin tietosisältö
Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä, ovat rekisterinpitäjän järjestämään tapahtumaan osallistujia tai markkinointiluvan antaneita.
Rekisterissä voidaan käsitellä muun muassa rekisterinpitäjän tapahtumaan ilmoittautuneen rekisteröidyn etu- ja sukunimen sekä mahdolliset yhteystiedot ja tapahtumaan liittyen annetut tarpeelliset tiedot. Rekisteröidyn itsensä syöttämät ilmoittautumistiedot tapahtumaan saattaa sisältää mm. seuraavia tietoja: sähköposti, puhelinnumero, osoite, syntymäaika, sukupuoli, allergiatiedot, asiakkaan luovuttamat tapahtumaan osallistumiseen liittyvä terveydelliset ja sosiaaliset tiedot tai tiedot tarvittavista apuvälineistä. Lasten tietojen osalta vaaditaan huoltajan suostumus.
Mahdollisiin muihin kerättäviin tietoihin, kuten kuvausluvat, kuvien käyttö sosiaalisessa mediassa, Kuurojen Liiton/Kuurojen kansanopiston kotisivuilla tai muihin kurssin järjestämisen kannalta olennaisten tietojen osalta, pyydetään rekisteröidyltä erillinen lupa.
Tähdellä merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys tiedottamiselle ja asiakassuhteemme syntymiselle. Ilman muita yllä mainittuja tapahtumaan osallistuvan tietoja emme voi tarjota tapahtumaa.
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta ilmoittautumislomakkeista ja lähetetyistä viesteistä, sähköposteista, puhelimitse ja sopimuksista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisteritietoja voidaan jakaa organisaation sisällä, tapahtumissa työskenteleville henkilöille, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä asiakastietoja sekä tapahtuman sidosryhmien kesken. Rekisteritiedot siirretään määritellylle henkilötietojen käsittelijälle.
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa. Kuurojen Liitto/Kuurojen kansanopisto voi luovuttaa viranomaisille rekisterin tietoja lain tai muiden määräysten niin vaatiessa.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty kulunvalvonnan sekä muiden turvatoimien avulla. Pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet, sekä monivaiheisen tunnistautumisen. Luvattomalta pääsyltä estetään myös mm. palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla. Rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja erikseen nimetyt tekniset henkilöt. Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.
Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen. Tietoturvan taso auditoidaan toistuvin väliajoin joko ulkoisen tai sisäisen auditoinnin avulla.
Manuaalisen aineiston säilytys tapahtuu lukituissa kaapeissa vastuuhenkilön toimesta.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella hän vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.